mgn はじめまして！2021年4月から株式会社mgnのメンバーとなりました、齋藤静香です。
好きな食べ物はカツオのたたきです。
どうぞよろしくおねがいいたします！
入社後およそ2週間、ほぼ毎日ミーティングに同席
今日まで私が主になにをしていたかというと、ミーティングへの同席です。
社内ミーティング・お客様とのお打ち合わせなど、さまざまなミーティングに同席させていただきました。
お客様やプロジェクトの様子を間近に知ることができ、とても刺激的な毎日です。
同席させていただきましたみなさま、ありがとうございます！
mgnのミーティング、とてもスムーズ
出席するたびに感じてとても驚いたことが一つあります。
それは「進行がとてもスムーズ」ということ。
通常、ミーティングでは多くの情報が飛び交います。
時間も決まっていますから、スピード感もありますね。
会議の限られた時間のなか、多くの情報を整理するのはとても難しいことです。
議事録をつけてもかえってまとまらなくなってしまったり、長くなってしまったりと、苦労をされている方も多いのではないでしょうか。
mgnで参加したミーティングでは、情報が渋滞をおこすことなく整理され、とてもたくさんのことが決まっています。すごい！
毎日同席しているうちに、「コツ」が少しずつ見えてきたので、皆さんにお伝えします。
- 「打ち合わせがなんとなくうまくいかない」
- 「会議がいつも時間オーバーになってしまう」
そんなお悩みのヒントになれたらとても嬉しいです。
会議に必要な4つのスキル
会議にも必要なスキルがあるってご存知でしたか？
Wikipediaによると、このようなスキルのことをファシリテーションと言います。
ファシリテーション（英: facilitation）は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。
Wikipedia-ファシリテーション
簡単に言い換えると、「喋りやすい雰囲気をつくって、OK！がんばろうね！と話をまとめる」スキルのことです。
具体的に、4つの要素があります。
つくる：場のデザインをするスキル
会議の目的は何なのか？ゴールはどこで、そのゴールに向かってどういうやり方で会議を進めるのか？ということを行います。
ひきだす：対人関係のスキル
相手の話をよく聞き、反応をしっかりと見て、必要であれば質問を行い、お話を十分にひきだします。
ととのえる：構造化のスキル
引き出されたお話をわかりやすく整理し、しっかりとまとめた上で、論点の絞りこみなどを行います。
みちびく：合意形成のスキル
結論にむけて、決定するための基準を確認したり、対立する意見が出たときにはそれをどうすりあわせるかなど、いわゆる「決め方」を決めます。
あらためて振り返ってみる、mgnの打ち合わせ
この4つのスキルを確認した上で、mgnの打ち合わせを振り返ってみると、それぞれのフェーズにおいて様々な工夫が行われていました。
mgnの「つくる」
お客様との打ち合わせ前に、制作メンバー間での相談・事前ミーティングなどを行っています。
また、お客様との打ち合わせの「後」にも、少し時間をとって内容をまとめたりもしています。
mgnの「ひきだす」
お客様のお話をじゅうぶんにお聞きするためにさまざまなことを心がけています。
なかでも「雰囲気づくり」が上手なメンバーが揃っています。
「笑顔」「良くうなずく」これをしっかりするだけでも、場の雰囲気が和らぎますよね。
mgnでは普段からこれが行われています。業務中にはずっとZoomを接続しているんですが、皆さんちょっとした相槌をよく打ってくれ、和やかに雑談することも。
この雰囲気作りのおかげで私の緊張が取れるのも早かったです。
mgnの「ととのえる」
印象的だったのは「頻繁に小さなまとめが入る」ことです。
ひとつの話題ごとにまとめてくれるので、議事録を取る立場でも大変有難い上に、話があまりズレません。
話が仮にズレてしまっても「話が戻りますが…」など、まくらことばをしっかりと置いた上で本筋にそれとなく戻していました。
mgnの「みちびく」
決定や合意形成については、要所要所でのまとめのおかげか、とてもスムーズです。
次回までにおたがい、何をするべきか？
次回のミーティングはいつ行うのか？
問題や疑問点が解決したうえで、さらに上記の2つが決定できていると、参加者すべてがハッピーな状態で打ち合わせを終えられます。
これからも努力をかさねます
withコロナの時代において、さまざまな会議がオンライン化しています。
今回ご紹介した工夫のほかにも、笑顔・カメラの角度や、話し方。
ひとつひとつ工夫していくことで、打ち合わせの雰囲気ってよくなっていきますよね！
私たちmgn一同、これからも努力を重ねてまいります。
みなさまとミーティングでお会いできる日を楽しみにしております！